Acredito que essa seja uma dúvida muito comum para quem está tentando configurar o Salesforce para o seu negócio e, por não conseguir encontrar material de boa qualidade sobre o tema em português, resolvi escrever esse post que, espero, possa ajudar quem estiver com essa dificuldade.

Leads

Um Lead no Salesforce é um registro que contém, basicamente, duas informações: dados de uma empresa e dados de uma pessoa daquela empresa.
 
O Lead é um registro ainda superficial, sem uma organização forte. A analogia que se faz é que o Lead é um cartão de negócios. Nele você encontra o nome da empresa, o nome da pessoa, e algumas informações sobre a empresa e a pessoa. Porém você ainda não tem informações complementares sobre a empresa ou sobre a pessoa.
 
Conta

Uma Conta no Salesforce é usada, principalmente, para armazenar as informações estruturadas das empresas com as quais você está trabalhando. Mais do que simplesmente empresas, o termo usado é "unidades de negócios". Isso porque você pode ter diferentes filiais em uma mesma empresa ou ainda diferentes departamentos ou centros de custo que funcionam independentemente e, portanto, podem ser considerados Contas distintas para você trabalhar na sua instalação de Salesforce.

O registro de Conta no Salesforce é mais sofisticado e permite criar associações com Contatos e mesmo entre diferentes Contas, para determinar, por exemplo, uma matriz e suas filiais.

Muitos recomendam usar uma Conta diferente no Salesforce para cada endereço das empresas com as quais você está se relacionando. No caso da Itelios, isso não faz tanto sentido porque alguns dos nossos clientes possuem diversos endereços, mas o relacionamento com essas contas é sempre único, centralizado. Ou ainda: tenho casos em que o relacionamento com dois departamentos distintos da mesma empresa deve ser gerenciado de forma independente. Ou seja, seria o mesmo endereço, mas duas Contas diferentes.

A regra de ter contas distintas de acordo com o endereço funciona bem para o varejo: cada filial é uma conta com um relacionamento independente para sua empresa. 

Considero mais importante entender como funciona a ferramenta para fazer suas próprias escolhas de organização do Salesforce.

Contato

Finalmente temos os Contatos, que são as pessoas com as quais você interage e estão, normalmente, associadas às Contas.

Novamente, aqui o registro também é um pouco mais sofisticado do que simplesmente um Lead, podendo ter hierarquias entre os Contatos e a associação com as Contas que comentei acima.

E agora?

A pergunta que resta agora é: "Como eu uso os Leads, Contas e Contatos do Salesforce?". 

O jeito mais tradicional de se utilizar esses registros seria: quando você faz prospecção, seja por participação em eventos, prospecção ativa, recebimento de um email ou contato no seu website, você tem muito bem caracterizado um Lead. O Lead é alguém ou uma pessoa com a qual existe um potencial para fazer negócios.
 
Quando for confirmada essa possibilidade de se fazer negócios com o Lead, no processo que chamamos de Qualificação do Lead, esse Lead se transforma em uma Conta e/ou Contato, através do processo que o Salesforce oferece chamado de Conversão de Lead. Ao converter um Lead, é criada uma Conta e possivelmente um Contato. Esses registros serão trabalhados por você para gerar Oportunidades e, finalmente, Vendas.
 
Para finalizar, dois tópicos que valem menção: Quando converter um Lead? Existem duas estratégias: A Conversão Antecipada (Early Conversion) ou Atrasada (Late Conversion). A Conversão Antecipada é quando ainda não há Oportunidade, mas sabe-se que ela irá aparecer em algum momento. A Conversão Atrasada é a estratégia de manter os registros como Leads enquanto não houver Oportunidade e fazer a conversão apenas quando esta aparecer.

E a última pergunta é: Devo obrigatoriamente usar os Leads do Salesforce? Não, claro que não, ninguém é obrigado a nada. Mais ainda: um exemplo muito bom é se você precisa vender para um grupo limitado de pessoas ou empresas. Nesse caso, você sabe, desde o principio, que todos daquele grupo limitado já são Qualificados, então você pode, desde o princípio, trabalhar com eles como Contatos, cultivando a Oportunidade até a Venda.